Meet & Play - Ingebruikname handleiding

Hét boekingsplatform voor baanverhuur en activiteitenpromotie.

Welke rechten heb je er voor nodig? 

1. Club Basis, Club Standaard of Club Professioneel
2. Lees- en wijzigrechten tot de module Meet & Play voor het instellen 
3. Lees- en wijzigrechten tot de module Afhangbord voor het instellen 
4. Lees- en wijzigrechten tot de module Communicatie voor inzien templates
5. Een hoofdgebruiker account voor het kunnen koppelen van Mollie via de module Instellingen

Handleiding KNLTB Meet & Play

Wat leuk dat jouw vereniging/centrum zich heeft aangemeld voor KNLTB Meet & Play om van tennis en/of padel een succes te maken. Met Meet & Play maak je de sport niet alleen toegankelijker, maar zorg je er ook nog eens voor dat nieuwe potentiële leden ervaren hoe leuk het is om te spelen op jouw vereniging of bij jouw centrum. 

Dit is de handleiding voor de implementatie Meet & Play, maar voordat we je stap voor stap meenemen in het proces zijn er een aantal punten waarover je een beslissing moet maken voordat je begint:   

• Bepaal welke kennismakingsactiviteiten je wilt aanbieden
• De KNLTB heeft een aantal bewezen succesvolle activiteiten voor je uitgewerkt. Meer informatie hierover vind je op centrecourt.nl onder werven van nieuwe leden
• Bepaal op welke dagen en in welke tijdsblokken jouw vereniging of centrum de activiteiten beschikbaar wilt stellen. Wij adviseren op basis van eerdere ervaringen om te beginnen met een wervingsactiviteit zoals de open dag of een startersclinic.
• Bepaal of je banen beschikbaar wilt stellen en/of activiteiten wil aanbieden.
• Bepaal op welke dagen en in welke tijdsblokken jouw vereniging of centrum de activiteiten beschikbaar wilt stellen. 
• Bepaal op welke dagen en in welke tijdsblokken jouw vereniging of centrum de banen beschikbaar wilt stellen. Wij adviseren op basis van eerdere ervaringen om de banen zoveel als mogelijk open te stellen. 
• Bepaal vervolgens voor welk tarief je banen wilt aanbieden. Je kunt bijvoorbeeld een verschil in de dal- en piekuren aanbrengen. 
• Voor het gebruik van Meet en Play dient de club een Mollie account aan te maken.  Dat vereenvoudigt het terugbetalen van het huurbedrag bij een annulering aanzienlijk en de Mollie transactiekosten zijn voordeliger als dit via KNLTB.Club verloopt. Al een bestaande Mollie account die je wil gebruiken voor Meet & Play?  Neem dan contact op met KNLTB.Club support om deze te koppelen aan LISA zodat je vereniging ook gereduceerde transactiekosten kan krijgen. 

Storingen?

Zijn er storingen die direct verholpen moeten worden? Neem dan rechtsreeks contact op met KNLTB.Club via support@knltb.club. Lukt dit niet, neem dan contact op met je KNLTB Accountmanager. 

Aanvragen Meet & Play

Om jouw club aan te melden voor KNLTB Meet & Play, dient er een aanvraag gedaan te worden via de volgende website: KNLTB Meet & Play Om jouw vereniging te kunnen aanmelden voor KNLTB Meet & Play dien je voorzitter, penningmeester, secretaris of ledenadministrateur te zijn bij de vereniging. Na het aanmelden gaat er een melding richting de KNLTB en ontvang je als nieuwe aanbieder deze handleiding en ontvangen wij na verwerking door de KNLTB hier melding over en activeren aansluitend KNLTB Meet & Play voor jouw vereniging. De verwerking zal dus niet real-time gebeuren, daar er handmatige handelingen verricht moeten worden.

Instellen Mollie en activeren Meet & Play

Instellen van de KNLTB Meet & Play module kan al gedaan worden ook al is de Mollie koppeling nog niet actief. Als jouw vereniging nog geen Mollie account heeft, vraag de penningmeester dit te regelen. Maak een gratis Mollie account aan via: Mollie De penningmeester heeft nl ook de inloggegevens van jullie rekeningnummer die gekoppeld dient te worden aan het Mollie account. (Je kan meerdere Mollie accounts hebben, om de betalingen gescheiden binnen te krijgen, maar je kan uiteraard ook alles doen met 1 Mollie account) Bij 'Instellingen' > 'Mollie' kan de live API key toegevoegd worden. Dit dient wel gedaan te worden door iemand met beheerdersrechten. Als je al een Mollie account hebt, maar je op zoek bent naar de live API key, dan kan je die vinden door in te loggen op het Mollie Dashboard en dan naar 'Developers'> 'API keys'.

Wanneer jullie aanvraag voor KNLTB Meet & Play door ons geactiveerd is, dan zie je in de linker menukolom een extra optie verschijnen

Stappenplan instellingen

Stap 1) Selecteer de menu optie Algemeen om de basisinstelling in te stellen, door de schuifknop bij 'Activeer Meet & Play' naar rechts te schuiven en op de knop 'opslaan' te klikken, rechtsonder in het scherm. Hierdoor zullen er extra velden zichtbaar worden.

Nu zie je meer (invoer)velden dan voor het activeren. Het blok 'Meet & Play' heeft alleen via de Meer info link een verwijzing naar deze handleiding. In het blok 'Nieuwe verzoeken', activeer je later de KNLTB Meet & Play koppeling, maar kunnen ook verzoeken in komen van verenigingen met wie jullie een (gezamenlijke) deal hebben. Bij 'Verwerkte verzoeken' staan de verzoeken die geactiveerd zijn, bij 'Verzonden verzoeken' de verzoeken die jullie verstuurd hebben richting (naburige) verenigingen.

Stap 2) Bij 'Tariefgroepen' volgt de volgende actie. Voeg hier 2 tariefgroepen toe, 1 met de naam KNLTB Meet & Play met de standaardprijs die jullie willen hanteren, als voorbeeld is hier EUR 25 voor gebruikt en 1 met de naam Niet verhuren met een prijs van EUR 0

Stap 3) Nu die tariefgroepen zijn toegevoegd, kan je op Accepteren klikken bij 'Nieuwe verzoeken'. Je dient hier nl een tariefgroep te koppelen voor KNLTB Meet & Play. Nadat je de Tariefgroep KNLTB Meet & Play gekoppeld hebt bij het accepteren, zal de aanvraag automatisch verplaatst worden naar verwerkte verzoeken. De tariefgroep Niet verhuren zal je later kunnen koppelen aan banen die je niet via KNLTB Meet & Play aan wilt bieden

Stap 4) Als je iets naar beneden scrolt, naar het blok 'Instellingen', kan je bij beschrijving een introducerende tekst plaatsen, die op de KNLTB Meet & Play website en app zichtbaar zijn

Stap 5) In het blok 'Afbeeldingen' kan je optioneel bijvoorbeeld een sfeerfoto plaatsen, om bovenstaande tekst nog meer inhoud te geven.

Stap 6) ​Een belangrijke stap voor de ingebruikname van Meet & Play is dat de verhuur voorwaarden van de vereniging worden toegevoegd aan het systeem. Hiervoor heeft de KNLTB concept verhuur voorwaarden opgesteld. Deze kunnen worden overgenomen, waarbij het van belang is dat de geel gearceerde stukken worden gepersonaliseerd. Een opzet hiervan kan je via de volgende link terugvinden: Opzet huurvoorwaarden

Stap 7) Onder 'Meet & Play' > 'Boekingsinstellingen' stel je de voorwaarden in die jullie willen gebruiken.

• Prijsgroep selecteer hier de tariefgroep, die je gebruikt hebt bij de instellingen van Algemeen
• Speelduur: In onderstaand voorbeeld wordt KNLTB Meet & Play aangeboden voor 60, 90 of 120 minuten, maar je kan ook andere tijden hier selecteren
• Aantal dagen dat vooraf gereserveerd kan worden: in onderstaand voorbeeld is er gekozen, dat er 30 dagen van tevoren al gereserveerd kan worden
• Aantal minuten tussen twee boekingen Aantal minuten tussen 2 boekingen is een optie die niet geldt voor KNLTB Meet & Play en zal binnenkort uit dit scherm verdwijnen.
• Aantal minuten dat een reservering vóór aanvangstijd, zonder consequenties, geannuleerd mag worden In het voorbeeld is ingesteld, dat 240 minuten voor aanvang nog geannuleerd kan worden. Als je annuleren niet toestaat, vul dan in dit geval 43.200 minuten in (30 dagen * 24 uur * 60 minuten)
• Tijdsblok (in minuten): In onderstaand voorbeeld is dit ingesteld op 5 minuten. Dit houdt dus in, dat er om de 5 minuten gestart kan worden. Dit kan wel resulteren in niet op te vullen gaten in de planning. Omdat er zowel voor 60, 90 of 120 minuten geboekt kan worden, kan je tijdsblokken gebruiken van 30 minuten
• In het blok 'Openingstijden' vermeld je de tijden waarop je KNLTB Meet & Play aan wilt bieden. Dit kan dus afwijken van de openingstijden van jouw vereniging, maar moet wel tijdens de openingstijden van jouw vereniging vallen. Het kan dus zijn, dat het park tussen 09:00 en 22:30 geopend is, maar dat je KNLTB Meet & Play alleen maar aan wilt bieden tussen 09:00 en 17:00
• In het blok 'Aangepaste tarieven' noteer je afwijkende prijzen t.o.v. het standaardtarief wat je al genoteerd hebt bij Tariefgroepen bij 'Meet & Play' > 'Algemeen'.

Stap 8) Onder 'Afhangbord' > 'Boekingsinstellingen' kan je aangeven door Tariefgroepen toe te voegen, welke baan / banen je via KNLTB Meet & Play aan wilt bieden. Als voorbeeld is baan 6 toegevoegd aan de beschikbare baancapaciteit, door de tariefgroep Niet verhuren te verwijderen en de tariefgroep KNLTB Meet & Play te selecteren. Het aanpassen doe je door op het blauwe icoontje te klikken achter de betreffende baan. Daar wijzigingen via synchronisaties niet real-time online doorgezet worden, kan het tussen de 15-30 minuten duren, voordat dit via de KNLTB Meet & Play website of app zichtbaar is. Boekingen gaan daarentegen wel real-time, dus je zal geen dubbele boekingen gaan ontvangen.

Stap 9) Onder 'Communicatie' > 'Templates' vind je verschillende mailsjablonen klaar staan. Hier staan dan ook de verschillende e-mails klaar die automatisch verstuurd worden voor bijv. een KNLTB Meet & Play reserveringsbevestiging of annulering. We hebben voor jou een aantal standaardteksten klaargezet in de templates. Loop ze wel zelf nog even na en pas aan waar nodig. De tussen <> weergegeven teksten moet je zelf invullen. Als het voor jou niet van toepassing is kun je het ook helemaal weglaten. Vergeet dan ook niet om de <> weg te halen.

Aanvullende informatie

Als je op de vereniging toegangscontrole hebt en bij de ingang is er een numeriek toetsenbord, dan kan je ook toegangscontrole aan laten zetten voor KNLTB Meet & Play. Je kan de activering hiervan doorgeven aan Meshlink via support@meshlink.nl. Boekers ontvangen in de bevestigingsmail de te gebruiken pincode voor toegang tot jouw vereniging.

KNLTB Meet & Play-button voor op de website:

Wanneer je een website via ons hebt, dan kan je via 'Clubsite' > 'Instellingen' > 'Widget' de KNLTB Meet & Play widget aan jullie website toevoegen. Heb je geen website via ons, koppel dan aan een KNLTB Meet & Play banner / button een link naar https://meetandplay.nl/club/XXXXX waarbij XXXXX jullie KNLTB-verenigingsnummer is.

Voor de boekers is er een KNLTB Meet & Play App te downloaden via de App Store of Google Play.

Activiteiten via KNLTB Meet & Play

Bekijk deze handleiding hoe je de activiteiten kunt instellen.

Kortingen via KNLTB Meet & Play
Via 'Meet & Play' > 'Promoties' kan je kortingscodes toevoegen. Dit is wel een menu optie die op aanvraag aangezet wordt. Stuur hiervoor een e-mail naar support@knltb.club om dit voor jullie te activeren. Bekijk deze handleiding voor hoe je dit kunt instellen.

Veel gestelde vragen over KNLTB Meet & Play

Via de volgende link kom je op de FAQ-pagina van Centrecourt, waar de veel gestelde vragen verzameld zijn e wellicht dat jouw vraag hier ook tussen staat.

Vragen?

Mocht je naar aanleiding van deze handleiding toch vragen hebben, neem dan contact op met je KNLTB Accountmanager of KNLTB.Club via support@knltb.club voor een 1 op 1 begeleiding.